Een eerste bericht dat ergens over gaat.

01. Zoek een aanleiding die je kunt onderbouwen.

Bekijk de website van het bedrijf en zoek iets dat echt samenhangt met je aanbod. Een nieuwe dienst, een duidelijke specialisatie of een openstaande vacature kan een vertrekpunt zijn. Maak er geen probleem van waarvan je niet weet of het bestaat.

Schrijf het verschil tussen een observatie en een aanname uit. 'Jullie zoeken twee monteurs' is een observatie als je de vacatures hebt gezien. 'Jullie planning loopt vast' is een conclusie die je daar niet zomaar aan kunt verbinden.

02. Houd je bericht klein genoeg om te beantwoorden.

Gebruik drie onderdelen: een concrete aanleiding, de mogelijke relevantie van je aanbod en één eenvoudige vraag. Een eerste bericht hoeft geen complete offerte te zijn.

Zakelijke adressen zijn vaak een algemene inbox, zoals info@. Schrijf dus zo dat ook iemand die je niet bij naam kent snapt waarom je mailt en wie je bericht moet lezen. Vul geen compliment, resultaat of verwijzing in die je niet kunt onderbouwen.

Hallo team van [bedrijfsnaam],

Ik zag dat [concrete, gecontroleerde aanleiding].

We helpen [type organisatie] met [concreet probleem]. Mogelijk is dat ook relevant voor [situatie van het bedrijf].

Is dit iets waar jullie op dit moment naar kijken? Dan hoor ik graag wie ik daarover kan spreken.

Groet,
[jouw naam, bedrijf en contactgegevens]

Geen interesse? Laat het me weten, dan mail ik je niet meer.

03. Ken de regels voor ongevraagde e-mail.

Voor ongevraagde commerciële e-mail gelden in Nederland de regels uit artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet en de AVG. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht op het spamverbod, en dat geldt ook als je een bedrijf mailt.

Kort gezegd heb je voor reclame per e-mail vooraf toestemming nodig. Voor zakelijke ontvangers bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld als een bedrijf een e-mailadres juist voor zulke berichten openbaar heeft gemaakt, of als het al klant bij je is en je mailt over vergelijkbare producten. Of een uitzondering voor jouw bericht geldt, hangt af van de situatie. Twijfel je, vraag dan juridisch advies.

• Maak duidelijk wie je bent: je eigen naam en je echte bedrijfsnaam.
• Geef in elk bericht een snelle, gratis manier om je af te melden.
• Stop direct als iemand aangeeft geen berichten meer te willen.

De ACM legt de regels uit op spam voorkomen in uw reclame. Leadbank verstuurt zelf geen e-mail: wat je met de gegevens doet, valt onder jouw eigen verantwoordelijkheid, ook onder de AVG.

04. Volg op met inhoud, niet met druk.

Een opvolgbericht heeft pas waarde als het iets toevoegt. Deel bijvoorbeeld een relevant inzicht of verduidelijk je vraag. Alleen 'heb je mijn mail gezien?' maakt je aanbod niet interessanter.

Houd bij wie je hebt benaderd, wanneer en met welke aanleiding. Respecteer een afwijzing of bezwaar en zorg dat iemand eenvoudig kan aangeven geen verder contact te willen.

Beoordeel niet alleen reacties, maar vooral of er een passend gesprek ontstaat. De nuttigste feedback kan ook zijn dat je doelgroep of aanleiding nog niet scherp genoeg is.